Amortizaciones no contabilizadas y otros asientos ausentes

Una amortización no contabilizada se detecta comparando cada elemento amortizable del grupo 2 con su dotación (68x contra 28x) y con el cuadro de amortizaciones: un alta sin dotación, o una dotación inferior a la del cuadro, es amortización omitida. Es el caso más claro de un problema general: un asiento que falta no aparece en ninguna revisión de saldos, porque no hay ningún saldo que revisar. Se detecta de dos formas: por periodicidad esperada, cuando una cuenta que se mueve todos los meses deja de moverse uno, y por relaciones entre cuentas, cuando la existencia de un hecho contable obliga a que exista otro (inmovilizado y amortización, nómina y seguros sociales, préstamo e intereses, arrendamiento y retención). Ausencias típicas son las amortizaciones, las cuotas patronales, las retenciones de arrendamientos y los intereses de préstamos, y casi todas tienen efecto en el resultado o en las declaraciones.

Por qué es la comprobación más difícil

Revisar es, de forma natural, examinar lo que hay: saldos, movimientos, documentos. Una ausencia no ofrece nada que examinar. Por eso no la encuentra una revisión por muestreo ni una revisión de razonabilidad de saldos, salvo que el importe omitido sea grande. Solo la encuentra quien parte de una expectativa explícita de lo que debería estar y la contrasta con lo que hay.

Método 1: periodicidad esperada

Cada cliente tiene una estructura recurrente: nóminas y seguros sociales mensuales, cuotas de arrendamiento, suministros, comisiones bancarias, cuotas de préstamos, liquidaciones trimestrales de impuestos. Esa estructura se obtiene del mayor del ejercicio anterior y del conocimiento del cliente, y permite construir una expectativa mes a mes. Una cuenta recurrente sin movimiento en un periodo es una ausencia hasta que se demuestre lo contrario: la baja del trabajador, la resolución del contrato de arrendamiento o la cancelación del préstamo explican la ausencia; si no hay explicación, falta un asiento.

Método 2: relaciones entre cuentas

Hay hechos contables que obligan a que existan otros. Las relaciones más útiles son estas:

Inmovilizado. Un elemento amortizable en el grupo 2 exige dotación en la 68x y su contrapartida en la 28x desde su puesta en funcionamiento. Una alta sin dotación, o una dotación inferior a la del cuadro, es amortización omitida.

Nóminas. Un cargo en la 640 exige su cuota patronal en la 642, con su contrapartida en la 476, y normalmente su retención en la 4751. Una 640 sin 642 en el mismo mes es una cuota patronal no registrada.

Préstamos. Un préstamo vivo en la 1700 o la 5200 exige intereses en la 662. Si el capital pendiente contable baja más deprisa que el del cuadro de amortización, los intereses se están registrando como capital.

Arrendamientos. Un arrendamiento de inmueble urbano en la 621 exige, salvo los supuestos de exoneración previstos reglamentariamente, una retención del 19 % en la 4751, que debe aparecer en el modelo 115.

Inmuebles y vehículos. Una construcción en propiedad suele llevar asociado el gasto anual de IBI (631); un elemento de transporte, su seguro (625). Su ausencia no prueba un error, pero es un indicio que conviene contrastar.

Rendimientos financieros. Los intereses cobrados en la 769 llevan normalmente una retención del 19 % que debe figurar en la 473 para computarse en el Impuesto sobre Sociedades.

Si la amortización se omitió en ejercicios anteriores

Una amortización omitida en un ejercicio ya cerrado es un error de ese ejercicio. No se corrige dotando de más en el ejercicio en curso, sino conforme a la NRV 22.ª del PGC (NRV 21.ª del PGC de Pymes): el efecto acumulado se ajusta contra una partida de reservas, con su efecto impositivo. Fiscalmente, el gasto contabilizado en una cuenta de reservas en un periodo posterior al de su devengo se imputa al periodo en que se contabiliza, siempre que de ello no se derive una tributación inferior a la que habría correspondido (artículo 11.3 de la Ley 27/2014).

Ejemplo: intereses registrados como capital

Un préstamo tiene una cuota mensual de 1.000 €, de los que, según el cuadro de amortización, 850 € son capital y 150 € intereses. La cuota se ha registrado así:

El asiento correcto habría sido:

Cada cuota así registrada infravalora el gasto financiero en 150 € y la deuda en el mismo importe. Si la cuota es del ejercicio en curso, la corrección es:

Tras ella, la 5200 refleja una reducción de la deuda de 850 €, igual a la del cuadro, y la 662 recoge los 150 € de gasto financiero. El banco cuadra y el saldo del préstamo parece razonable antes de corregir, pero no coincide con el cuadro: comparar el capital pendiente contable con el del cuadro a fecha de cierre detecta el error, y la ausencia de movimientos en la 662 con un préstamo vivo lo confirma.

Las ausencias en ingresos

Pueden ser más delicadas. Un cliente que factura importes recurrentes, como el arrendador de un local o una empresa con contratos de mantenimiento mensuales, debe mostrar el ingreso en todos los periodos. Un mes sin ingreso puede ser una factura no emitida, con su correspondiente IVA no declarado. Es una comprobación que conviene hacer antes de cada liquidación, no al cierre.

Programa de detección

Primero, construir para cada cliente el inventario de recurrencias esperadas a partir del ejercicio anterior. Segundo, contrastarlo mes a mes con el mayor del ejercicio. Tercero, aplicar la matriz de relaciones entre cuentas (grupo 2 y 68x, 640 y 642, préstamos y 662, 621 y 4751, 769 y 473). Cuarto, documentar las ausencias justificadas para que no vuelvan a investigarse en la siguiente revisión.

Qué supone para el despacho

La detección de ausencias depende de conocer la estructura recurrente de cada cliente, y ese conocimiento suele estar en la cabeza de quien lleva la cuenta. Es la comprobación que más sufre cuando un cliente cambia de manos y la que menos se hace cuando falta tiempo, porque exige construir una expectativa antes de revisar. Escala solo si esa expectativa se construye una vez por cliente y se reutiliza en cada revisión.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé qué asientos debo esperar? A partir del mayor del ejercicio anterior y del conocimiento del cliente: contratos vigentes, plantilla, inmovilizado y financiación.

¿Basta con dotar la amortización al cierre? Contablemente, una dotación anual al cierre es suficiente para las cuentas anuales; pero si el cliente usa estados intermedios para su gestión o su financiación, la amortización debe estar en ellos.

¿Una cuenta sin movimiento en un mes es siempre un error? No. Una baja, una resolución de contrato o una cancelación lo explican. Lo que no es aceptable es no saber por qué falta.

¿Cómo detecto una factura de venta no emitida? Comparando los ingresos recurrentes de cada periodo con la expectativa del cliente y con los contratos vigentes.

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