Checklist de revisión contable para el cierre del ejercicio

Un cierre contable bien revisado recorre la contabilidad por grupos del PGC con una lista de control fija: continuidad de la apertura, reclasificación de la financiación, amortizaciones y deterioros, existencias, punteo de terceros y saldos con Hacienda y Seguridad Social, conciliación de tesorería, periodificación y cálculo del Impuesto sobre Sociedades, antes de la regularización. Esta es esa lista, pensada para aplicarse igual a todos los clientes y para que su parte mecánica pueda delegarse.

Antes de empezar: la apertura

• Los saldos de apertura coinciden, cuenta a cuenta, con el balance de cierre del ejercicio anterior.
• Los grupos 6 y 7 no tienen saldo de apertura; en el PGC, tampoco el 8 y el 9, que no existen en el PGC de Pymes.
• En las sociedades de capital, la 129 del ejercicio anterior se ha aplicado conforme al acuerdo de la junta general ordinaria, que debía celebrarse dentro de los seis primeros meses del ejercicio (artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital). Si sigue con saldo antes de la regularización, hay un acuerdo no registrado o unas cuentas no aprobadas.
• La apertura no se ha modificado para corregir errores: los de ejercicios anteriores se subsanan en el ejercicio en que se detectan, conforme a la NRV 22.ª del PGC (NRV 21.ª del PGC de Pymes), con carácter general contra una partida de reservas.

Grupo 1: financiación básica

• La parte de los préstamos que vence en los doce meses siguientes al cierre está reclasificada al corto plazo (de la 1700 a la 5200).
• El capital pendiente coincide con el cuadro de amortización de cada préstamo.
• Las subvenciones de capital (130) se imputan a resultados (746, a través de la 840 en el PGC normal) al ritmo de amortización del activo que financian.
• Las provisiones (14x) recogen las obligaciones existentes al cierre y se han revisado las dotadas en ejercicios anteriores.

Grupo 2: inmovilizado

• Las altas del ejercicio tienen factura y fecha de puesta en funcionamiento, y no se ha registrado como gasto ninguna inversión.
• La dotación a la amortización (68x contra 28x) es coherente con el cuadro de amortizaciones y con la vida útil de cada elemento.
• Las diferencias entre amortización contable y fiscal (tablas del artículo 12.1.a de la Ley 27/2014, libertad de amortización de los artículos 12.3 y 102, amortización acelerada del artículo 103) están identificadas como diferencias temporarias.
• Las bajas tienen su resultado registrado (67x o 77x) y su amortización acumulada cancelada.
• Se ha evaluado si existen indicios de deterioro (69x contra 29x).

Grupo 3: existencias

• Las existencias finales proceden de un inventario documentado a la fecha de cierre.
• La variación de existencias está registrada: 610 a 612 para mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos; 71x para productos.
• Se ha evaluado el deterioro de existencias obsoletas o de lenta rotación (693 contra 39x).

Grupo 4: terceros, Hacienda y Seguridad Social

• El saldo de cada subcuenta de clientes y proveedores se explica por partidas abiertas punteadas por documento.
• No hay saldos de signo contrario a la naturaleza de la cuenta sin justificar; los anticipos están en la 407 y la 438.
• Las facturas pendientes de recibir y de formalizar están registradas (4009 y 4309).
• Se ha analizado la antigüedad de los créditos y registrado el deterioro que proceda (694 contra 490), con su tratamiento fiscal según los artículos 13.1 y 104 de la Ley 27/2014.
• La 472 y la 477 están a cero tras la última liquidación, salvo el IVA pendiente de devengo en el régimen especial del criterio de caja; el resultado de esa liquidación figura en la 4750 o, si sale a compensar o devolver, en la 4700.
• La 4751 coincide con las retenciones del último periodo de los modelos 111 y 115.
• La 476 recoge solo las cuotas de Seguridad Social de diciembre, pendientes de pago.
• La 473 recoge las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del modelo 202 del ejercicio.
• La 465 recoge solo remuneraciones efectivamente pendientes de pago.

Grupo 5: tesorería y cuentas financieras

• Cada cuenta de la 572 está conciliada con el extracto bancario a la fecha de cierre, con las partidas en conciliación identificadas.
• Los descubiertos reales están reclasificados a deudas a corto plazo con entidades de crédito (520), y las pólizas de crédito, en la 5201.
• La 551 con socios y administradores tiene su saldo justificado y documentado, con atención a su tratamiento como operación vinculada.
• La 555 está a cero o con partidas identificadas y recientes.
• Los intereses de deudas devengados y no vencidos están registrados (527 y 528).

Grupos 6 y 7: periodificación y corte

• Los gastos e ingresos están imputados al ejercicio de su devengo; los anticipados, en la 480 y la 485.
• Los gastos recurrentes (nóminas, seguros sociales, arrendamientos, suministros, cuotas) figuran en los doce meses, ni más ni menos.
• El IVA soportado no deducible está registrado como mayor importe del gasto o del activo adquirido.
• Los gastos fiscalmente no deducibles del artículo 15 de la Ley 27/2014 (multas y sanciones, donativos, liberalidades, entre otros) están identificados para el cálculo del impuesto.

Impuesto sobre Sociedades

• El resultado contable se ajusta por diferencias permanentes y temporarias.
• Se han considerado la compensación de bases imponibles negativas (artículo 26) y los incentivos aplicables, como la reserva de capitalización o, para empresas de reducida dimensión, la reserva de nivelación.
• El gasto por impuesto corriente (6300) se registra contra las retenciones y pagos fraccionados de la 473 y, por la diferencia, contra la 4752 o, si resulta a devolver, contra la 4709; el diferido (6301), contra los activos y pasivos por impuesto diferido (474 y 479).

Regularización y formalidades

• Los grupos 6 y 7 se regularizan contra la 129 y, en el PGC, los grupos 8 y 9 contra sus cuentas de patrimonio neto.
• En las sociedades de capital, las cuentas anuales se formulan dentro de los tres meses siguientes al cierre (artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital), se aprueban por la junta en los seis primeros meses del ejercicio siguiente (artículo 164) y se depositan en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación (artículo 279).

Ejemplo: reclasificación de un préstamo al corto plazo

Un préstamo con un capital pendiente al cierre de 60.000 €, del que vencen 12.000 € en los doce meses siguientes según su cuadro de amortización:

Tras el asiento, la 1700 queda en 48.000 € y la 5200 en 12.000 €. Sin él, el pasivo corriente queda infravalorado en 12.000 € y el fondo de maniobra, sobrevalorado en el mismo importe: una de las primeras magnitudes que mira un banco.

Qué supone para el despacho

Una lista de control fija convierte el cierre en un proceso delegable. Las comprobaciones de los grupos 4 y 5 y la de periodicidad son mecánicas y son las que más horas consumen; las decisiones sobre deterioros, provisiones e impuesto requieren criterio y deben quedar al socio. Lo que no funciona es aplicar la lista con más o menos profundidad según el tiempo disponible: en ese caso, la calidad del cierre depende del calendario, no del cliente.

Preguntas frecuentes

¿Esta lista vale para el PGC de Pymes? Sí, en su estructura. Las diferencias de criterio entre ambos planes en partidas concretas deben revisarse en cada caso.

¿Qué comprobaciones conviene adelantar al último trimestre? El punteo de terceros, la conciliación bancaria y la periodicidad de gastos recurrentes, que no dependen de datos de cierre.

¿Quién debe revisar el cálculo del impuesto? Quien firma el cierre. Es la parte menos delegable de la lista.

¿Cada cuánto conviene revisar la lista? Una vez al año, antes de la campaña de cierres, para incorporar los cambios normativos del ejercicio.

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