Cómo revisar la contabilidad de un cliente, paso a paso

Revisar la contabilidad de un cliente con garantías exige recorrer el mayor completo en un orden que siga el riesgo: primero la apertura, porque un error ahí contamina todo el ejercicio; después la coherencia de signo de cada cuenta, las partidas abiertas de terceros, la periodificación, los asientos recurrentes que faltan y, por último, el cuadre fiscal, que solo es fiable sobre una contabilidad ya depurada. El orden importa tanto como las comprobaciones: determina qué errores se detectan y cuánto tiempo cualificado consume cada revisión.

1. Apertura y continuidad con el ejercicio anterior

La primera comprobación es que los saldos de apertura coinciden, cuenta a cuenta, con el balance de cierre del ejercicio anterior. Los grupos 6 y 7 no deben tener saldo de apertura, puesto que se regularizaron al cierre; en el PGC tampoco el 8 y el 9, que no existen en el PGC de Pymes. La 129 abre con el resultado del ejercicio anterior y se mantiene hasta el acuerdo de aplicación del resultado, que en las sociedades de capital corresponde a la junta general ordinaria, a celebrar dentro de los seis primeros meses del ejercicio (artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital).

Cualquier diferencia entre cierre y apertura es una señal de alarma: la apertura debe reproducir el balance de cierre. Si al revisar se descubre un error de un ejercicio anterior, no se corrige alterando la apertura, sino en el ejercicio en que se detecta, conforme a la NRV 22.ª del PGC (NRV 21.ª del PGC de Pymes): el efecto acumulado se ajusta contra una partida de reservas, salvo que afecte a un gasto o ingreso que se imputó directamente en otra partida del patrimonio neto, y se informa en la memoria. Conviene además cotejar los saldos de apertura de las cuentas de terceros con el detalle de partidas pendientes del cierre anterior, porque es ahí donde empiezan los arrastres.

2. Coherencia de signo por naturaleza de cuenta

Es el filtro más barato y uno de los más productivos. Una 430 con saldo acreedor, una 400 con saldo deudor o una 572 en negativo rara vez están bien registradas al cierre: suelen indicar anticipos registrados en la cuenta del tercero en lugar de en la 438 o la 407, cobros o pagos duplicados, rectificativas sin aplicar o contrapartidas en subcuenta equivocada. Un saldo acreedor en bancos puede responder también a una póliza de crédito llevada en la 572, cuyo sitio es la 5201. Si responde a un descubierto real, la definición de la cuenta 572 en el PGC establece que los descubiertos figuran en todo caso en el pasivo corriente, por lo que al cierre se reclasifica a deudas a corto plazo con entidades de crédito (520), como confirma la consulta 1 del BOICAC 98/2014.

El criterio exige distinguir las cuentas de naturaleza definida de las que admiten saldo de uno u otro signo, como la 129 o la 555. En estas segundas, lo relevante no es el signo sino la antigüedad y la justificación del saldo: una 555 que arrastra importes de meses anteriores es una revisión pendiente, no un saldo.

3. Terceros: partidas abiertas y antigüedad de saldos

El punteo de clientes y proveedores es la comprobación que más horas consume y la que peor escala con el volumen de movimientos. El punteo por número de documento es el que resuelve las series de importes idénticos; el punteo por importe y fecha falla precisamente en los clientes con facturación recurrente. Remesas, cobros parciales y compensaciones son los puntos donde más partidas quedan abiertas sin motivo.

La antigüedad de los saldos tiene doble lectura. En el plano contable, los créditos de dudoso cobro se reclasifican a la 436 cuando procede y exigen reconocer el deterioro (694 contra 490), por estimación individualizada o global. En el plano fiscal, la pérdida es deducible en el Impuesto sobre Sociedades cuando, al devengo del impuesto, concurre alguna de las circunstancias del artículo 13.1 de la Ley 27/2014, entre ellas que hayan transcurrido seis meses desde el vencimiento de la obligación; las dotaciones por estimación global no son deducibles, salvo el límite del 1 % de los deudores que el artículo 104 permite a las empresas de reducida dimensión. Son dos análisis distintos y no deben confundirse.

4. Periodificación y corte de operaciones

El principio de devengo del Marco Conceptual del PGC se verifica en torno al cierre: gastos e ingresos anticipados (480 y 485), gastos devengados con factura pendiente de recibir (4009), ingresos con factura pendiente de formalizar (4309) e intereses de deudas devengados y no vencidos (527 y 528). El propio mayor delata los problemas de corte: facturas con fecha de operación de un ejercicio contabilizadas en el siguiente, o gastos mensuales que aparecen trece veces en un ejercicio y once en el otro.

5. Asientos recurrentes ausentes

Es la comprobación más difícil, porque busca lo que no está, y no la encuentra quien revisa solo lo que hay. Se aborda por periodicidad esperada: dotaciones a la amortización (68x contra 28x) frente al cuadro de amortizaciones; nóminas (640, 465, 4751) y seguros sociales (642, 476) en todos los meses con plantilla; cuotas de arrendamiento (621) y, en los arrendamientos de inmuebles urbanos sujetos a retención, la retención correspondiente (4751). Un mes sin nómina o un trimestre sin dotación es casi siempre un asiento olvidado.

6. Cuadre fiscal

Solo sobre una contabilidad depurada tiene sentido cuadrar con lo declarado. En IVA, las cuotas de 472 y 477 frente a los modelos 303 y el resumen anual 390, y las bases imponibles frente a los grupos 6 y 7, con atención a rectificativas, inversión del sujeto pasivo, operaciones intracomunitarias y regularización de la prorrata definitiva (artículos 102 a 106 de la Ley 37/1992). En retenciones, la 4751 frente a los modelos 111 y 115 y sus resúmenes anuales. En el Impuesto sobre Sociedades, los pagos fraccionados registrados en la 473 frente a los modelos 202 presentados.

Ejemplo: un anticipo registrado en la cuenta del cliente

Un cliente entrega un anticipo de 1.210 € antes de la prestación del servicio. Se ha contabilizado así:

El resultado es un saldo acreedor en la 430 y, además, un error fiscal: en los pagos anticipados el IVA se devenga en el momento del cobro por los importes efectivamente percibidos (artículo 75.Dos de la Ley 37/1992). Con un tipo del 21 %, la base es de 1.000 € y la cuota de 210 €, que debía declararse en el modelo 303 del periodo en que se cobró el anticipo. La corrección:

Una revisión que mire solo el cuadre del balance de sumas y saldos no detecta ninguno de los dos errores; el filtro de signo del bloque 2 detecta el primero y, al investigar su origen, aflora el segundo.

Programa de revisión resumido

Qué supone para el despacho

Los bloques 1 y 2 son mecánicos y plenamente delegables. El punteo del bloque 3 es delegable, pero la valoración de antigüedad y deterioro requiere criterio. Los bloques 4 y 5 exigen conocer al cliente, y el 6 recae en último término en quien firma. El problema de escala es que el tiempo de los bloques mecánicos crece con el volumen de movimientos y desplaza al de los bloques de criterio: al aumentar la cartera, lo primero que se acorta es la revisión que más valor aporta.

Preguntas frecuentes

¿Por qué empezar por la apertura y no por el cuadre fiscal? Porque el cuadre fiscal compara la contabilidad con lo declarado; si la contabilidad arrastra errores desde la apertura, el cuadre puede salir bien sobre datos incorrectos.

¿Es suficiente revisar por muestreo? Para formarse una opinión general, puede serlo. Para garantizar que no queda una partida mal registrada, no: los errores que no rompen el cuadre solo se detectan recorriendo el mayor completo.

¿Con qué frecuencia conviene revisar? Al menos al cierre de cada periodo de liquidación del IVA, de forma que las incidencias se corrijan antes de declarar y no al cierre del ejercicio.

¿Qué parte de la revisión se puede automatizar? Las comprobaciones con criterio explícito: continuidad de la apertura, signo por naturaleza, punteo por documento, periodicidad y cuadres. El juicio sobre cada incidencia sigue correspondiendo al asesor.

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