Punteo de clientes y proveedores: partidas abiertas y antigüedad de saldos

Puntear una cuenta de terceros es demostrar que su saldo se explica íntegramente por partidas abiertas identificadas: facturas pendientes, cobros o pagos a cuenta y anticipos, cada una con su documento. El método más fiable es el punteo por referencia de documento; el punteo por importe y fecha falla en clientes con facturación recurrente, y la asignación FIFO cuadra el saldo pero falsea la antigüedad. Y la antigüedad importa doblemente: es indicio del deterioro contable de los créditos y condición de su deducibilidad fiscal, que siguen reglas distintas.

Qué significa que un saldo esté explicado

El saldo de una subcuenta de la 430 o de la 400 al cierre no es un dato en sí mismo: es la suma de las partidas que siguen abiertas. Un saldo está explicado cuando cada euro corresponde a una factura identificada, minorada en su caso por cobros o pagos parciales, o a un anticipo identificado. Un saldo que cuadra en total pero no se puede descomponer en partidas no está revisado, aunque su importe sea razonable.

Tres métodos de punteo y sus límites

Por referencia de documento. Cada cobro o pago se asigna a la factura cuyo número consta en el apunte. Es el único de los tres que no depende de coincidencias, y el que resuelve los casos en que el cliente factura importes idénticos todos los meses. Su requisito es que la referencia se registre de forma consistente en factura y cobro.

Por importe y proximidad de fecha. Se asigna cada cobro a la factura del mismo importe más cercana en el tiempo. Funciona con importes heterogéneos y falla precisamente con los recurrentes: con doce cuotas mensuales de 605 €, un impago en marzo queda oculto si el método asigna los cobros a las facturas equivocadas.

FIFO. Cada cobro cancela la factura abierta más antigua. Cuadra siempre el saldo total, y por eso es tentador. Pero desplaza la antigüedad: si la factura impagada es la de marzo y se siguen cobrando las posteriores, FIFO las aplica a marzo y deja abierta la de diciembre. El saldo es correcto; su antigüedad, no. Y la antigüedad es la base del análisis del deterioro.

Las situaciones que dejan partidas abiertas sin motivo

Remesas. Un único cobro bancario liquida varias facturas. Si se registra contra la 430 por el importe total sin desglose, el punteo por documento no encuentra correspondencia y el de importe tampoco. El mismo problema aparece con remesas de efectos descontados a través de la 431 y la 5208.

Cobros parciales y compensaciones. Un pago a cuenta sin referencia, o una compensación entre la 430 y la 400 de un mismo tercero sin apunte de cruce, deja partidas abiertas en ambas cuentas.

Rectificativas y abonos. Una factura rectificativa que no se aplica a la factura original deja dos partidas abiertas de signo contrario que se neutralizan en saldo y permanecen sin cerrar.

Anticipos. Un anticipo registrado en la 430 o la 400, en lugar de en la 438 o la 407, aparece como saldo de signo contrario hasta que llega la factura, y a menudo no se cruza cuando llega.

Retenciones. Es una causa habitual de diferencias pequeñas y persistentes en clientes profesionales, personas físicas, que facturan a empresas o a otros profesionales obligados a retener. Se desarrolla en el ejemplo.

Ejemplo: la retención que deja 150 € abiertos

Un cliente del despacho, profesional persona física que lleva su contabilidad conforme al PGC, emite una factura de 1.000 € de base, 210 € de IVA al 21 % y una retención del 15 % del IRPF, 150 €. El total a cobrar es de 1.060 €. Si la factura se registra por el total antes de retención:

y el cobro solo por lo recibido en banco:

la 430 queda con 150 € de saldo deudor que nadie va a cobrar, y la retención soportada no figura en la 4730, de modo que tampoco se computará como pago a cuenta. El apunte correcto del cobro carga 1.060 € en la 572 y 150 € en la 4730 y abona 1.210 € en la 430, que queda a cero. Multiplicado por todas las facturas del ejercicio, el error infla la 430 y reduce las retenciones deducibles del cliente.

La antigüedad de saldos: dos lecturas distintas

Contable. Cuando existe evidencia objetiva de que un crédito no se cobrará, debe reconocerse el deterioro (694 contra 490), por estimación individualizada o global, y reclasificarse el crédito a la 436 cuando proceda. La antigüedad es un indicio, no un automatismo.

Fiscal. El deterioro es deducible en el Impuesto sobre Sociedades si, al devengo del impuesto, concurre alguna de las circunstancias del artículo 13.1 de la Ley 27/2014, entre ellas que hayan transcurrido seis meses desde el vencimiento de la obligación. No son deducibles, en cambio, los deterioros de créditos con entidades de derecho público, salvo litigio o arbitraje sobre su existencia o cuantía; los de créditos con personas o entidades vinculadas, salvo concurso con apertura de la fase de liquidación; ni los calculados por estimación global. Las empresas de reducida dimensión pueden deducir, no obstante, un deterioro global de hasta el 1 % de los saldos deudores al cierre (artículo 104 de la misma ley). Un deterioro contable no deducible genera una diferencia temporaria deducible, con el activo por impuesto diferido que proceda reconocer.

En IVA, la recuperación de la cuota de un crédito impagado sigue otra vía distinta, la modificación de la base imponible por créditos incobrables o por concurso del deudor del artículo 80 de la Ley 37/1992, con sus propios requisitos y plazos.

En proveedores

La lectura es simétrica con dos particularidades. Los saldos deudores en la 400 suelen ser anticipos que debían ir a la 407 o pagos duplicados, como en el caso de un mismo documento pagado dos veces. Y los saldos acreedores antiguos sin movimiento suelen ser facturas pagadas cuyo pago se registró contra otra subcuenta o sin referencia, lo que obliga a revisar ambas subcuentas a la vez.

Programa de punteo

Primero, conciliar saldo y partidas: el saldo de cada subcuenta debe ser igual a la suma de sus partidas abiertas. Segundo, puntear por referencia y revisar manualmente solo lo que no cruce. Tercero, examinar las partidas abiertas sin documento y las de signo contrario. Cuarto, clasificar por antigüedad sobre el punteo por documento, no sobre FIFO. Quinto, decidir deterioro contable y tratamiento fiscal por separado.

Qué supone para el despacho

El punteo es la tarea de revisión que más horas consume y la que peor escala, porque crece con el número de movimientos de cada cliente, no solo con el número de clientes. Es delegable en su parte mecánica, pero la decisión sobre deterioros y regularizaciones exige criterio, y es la parte que se resiente cuando el punteo absorbe el tiempo disponible.

Preguntas frecuentes

¿Es aceptable puntear por FIFO? Para cuadrar saldos, sí; para analizar antigüedad y decidir deterioros, no, porque asigna los cobros a las facturas más antiguas aunque no sean las que se han cobrado.

¿Qué hago con una partida antigua sin documento? Investigarla hasta identificar su origen. Si es un error de un ejercicio anterior, se subsana en el ejercicio en que se detecta conforme a la NRV 22.ª del PGC (21.ª del PGC de Pymes), con carácter general contra reservas.

¿Cada cuánto conviene puntear? Al menos en cada liquidación periódica del IVA en clientes con volumen relevante de terceros; esperar al cierre multiplica el trabajo y retrasa la detección de impagos.

¿El deterioro global del 1 % sustituye al análisis individual? No. Es un incentivo fiscal para empresas de reducida dimensión; contablemente, el deterioro se determina por la evidencia de cada crédito o por una estimación global justificada.

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